Вам потрібна допомога? Впровадження ERP-системи у роздрібній торгівлі
Олександр Соколенко
Старший консультант, менеджер проектів
Бизнес-процессы в розничной торговле существенно отличаются от, скажем, существующих на производстве. Во-первых, структура бизнеса торговых сетей носит распределенный характер, во-вторых, объем информации, обрабатываемой ERP-системой, значительно больше, чем на производственном предприятии аналогичных масштабов. Отказоустойчивость информационной системы в розничной торговле по важности равнозначна производительности. Кроме того, для максимальной эффективности использования программного решения требуется его полная интегрированность со всем торговым оборудованием.

ERP: «потянем» ли сами?

Компания, взявшая курс на внедрение ERP-системы, будь-то производственная либо торговая, неизбежно сталкивается с несколькими проблемами. Одна из них – внедрять продукт самостоятельно или целесообразно привлечь к этому внешних консультантов. Вторая, не менее важная, проблема – как выбрать партнера по внедрению в случае, если компания определилась в пользу внешнего IT-консалтинга. Следует отметить, что внедрение новых информационных технологий представляет собой процесс не только трудоемкий и продолжительный (например, только выбор программного продукта занимает от 1 до 4 месяцев, что составляет от 10 до 40% периода интеграции в целом), но и весьма затратный. Что касается сложности процесса автоматизации, его можно разделить на несколько основных этапов:
  1. Анализ бизнес-процессов, их совершенствование и реинжениринг.
  2. Определение требований к автоматизированной системе, фактических потребностей в автоматизации и целей автоматизации.
  3. Выбор автоматизированной системы (интегратора) или доработка/разработка специализированного программного продукта.
  4. Внедрение автоматизированной системы в компании.
Первые три этапа по важности ничем не уступают последнему и определяют, что и как будет реализовано. Рассчитывать в данном случае исключительно на собственные силы не рекомендуется. В решении задач первых трех этапов многие компании прибегают к помощи внешних бизнес-консультантов. ERP-система (англ. enterprise resource planning system – cистема планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учета и управления. Чтобы проект внедрения ERP-системы был успешным, лучше привлечь профессионалов – нанять необходимых сотрудников или обратиться за помощью к консультантам, имеющим опыт в реализации поставленных задач. В любом случае, идет ли речь о внешнем руководстве, контроле качества или полноценном участии на всех стадиях внедрения программного продукта, внешний консалтинг может быть важной составляющей всех перечисленных выше процессов, контролирующим и связующим звеном всех этапов – от принятия решения о внедрении ERP-системы и многоступенчатой подготовки к этому шагу до, собственно, внедрения и дальнейшего технического сопровождения системы компанией-поставщиком. Именно поэтому, выбирая консалтинговую компанию для реализации такого проекта, необходимо подходить к этому вопросу очень ответственно, ведь в данном случае компания выбирает партнера по бизнесу, в ответственности, надежности и высоком профессионализме которого необходимо быть полностью уверенным. Для наглядности составим таблицу 1, иллюстрирующую основные преимущества при внедрении ERP-системы, которые получает компания, привлекая к этому процессу внешних бизнес-консультантов.

Таблица 1

На практике

Рассмотрим пример внедрения ERP-системы на одной из отечественных сетевых ретейловых компаний. В связи с развитием еще малоосвоенного для Украины направления – формата «магазин у дома» было принято решение о необходимости повышения уровня стандартов управления и, как следствие, внедрения автоматизированной системы. Решение абсолютно оправданное, учитывая масштаб амбиций этой компании, в планах которой открытие до 2012 года 1500 магазинов по всей территории Украины и создание национального бренда в розничной торговле. Часто бизнес-консультант является инициатором принятия решения о внедрении автоматизированной системы. Он предлагает совместно проанализировать состояние и все плюсы и минусы уже существующей системы управления и только после этого переходить к выбору новой. Опыт работы ретейловой компанией, которую мы рассматриваем в качестве примера, оказался весьма интересным и по-своему уникальным. Во многом объясняется это тем, что клиент, прежде чем обратиться к консультантам, самостоятельно проделал большую подготовительную работу. В частности, IТ-специалисты компании провели предварительное исследование рынка. В соответствии с каждой из функциональных областей ретейловой компании были проработаны и сформулированы требования к автоматизированной системе управления. Естественно, в рамках проекта был проведен дополнительный анализ и систематизация требований, которые были выработаны как на основании наработок сотрудников компании-клиента, так и на основании интервью, проведенных консультантами с функциональными менеджерами компании.

Тендер – мы выбираем

Согласно условиям проекта был объявлен тендер, проводившийся в несколько этапов. Хотелось бы подчеркнуть, что тендер является наиболее эффективным и объективным вариантом выбора оптимальной ERP-системы, а также компании-поставщика, поскольку позволяет рассмотреть сразу несколько альтернативных предложений, проанализировать их преимущества и недостатки и на основании совокупности всех критериев сделать окончательный выбор. Список потенциальных участников тендера составлялся исходя из следующих критериев (таблица 2).

Таблица 2

Приглашения для участия в тендере были разосланы 13 компаниям. В итоге было получено 9 тендерных предложений от восьми компаний. На основании перечня требований и методики их анализа заказчиком и консультантом была проведена рейтинговая оценка предложений IT-компаний. При формировании такой оценки руководствовались разработанной схемой, включавшей ряд требований к IТ-системе и компании-поставщику:
  1. Требования к функциональности системы по блокам: регламент работы и технические требования к системе; аналитика, план счетов, отображение информации; мерчандайзинг; маркетинг; управление ассортиментом и ценообразованием; управление цепочками поставок, запасами, складом; управление производством; управление продажами, поддержка POS-систем; бухгалтерский и налоговый учет; управление финансами и платежами; процессы планирования и бюджетирования.
  2. Подходы к обучению персонала работе с системой, проектному менеджменту, сопровождению системы после ввода в эксплуатацию. Наличие и характеристика работы «горячей линии». Поддержка изменений законодательства Украины, касающихся бухгалтерского и налогового учета.
  3. Опыт компании и специалистов, которые будут вовлечены в проект. Стратегические планы производителя системы, планы развития и модернизации системы, ежегодные инвестиции в развитие системы. Структура и возможности партнерской сети по внедрению системы. Распространенность системы на рынке, в отрасли, в регионе, опыт реализации подобных успешных проектов (название предприятия, стоявшие задачи, продолжительность проекта, результат). Резерв функциональности, обеспечивающий возможности для изменения и развития бизнеса в течение ближайших 5-10 лет.
  4. Ценовое предложение. Совокупная стоимость владения системой за 6 лет: лицензии, внедрение, обучение, поддержка и сопровождение, расходы на оборудование, локальные вычислительные сети, каналы связи (подробнее о методике расчета совокупной стоимости владения см. № 3, 4 и 5’2008, стр. 36, 38 и 42 соответственно).
Каждый из этих пунктов, в свою очередь, состоял из отдельных критериев и разрабатывался под специфику и бизнес компании. Предложения поставщиков также рассматривались в соответствии с такими важными критериями, как степень соответствия системы бизнес-требованиям и планам компании-заказчика, необходимость последующих доработок и модификации предлагаемого решения, а также сроки их проведения. В итоге были отобраны три решения и четыре вендора, которые получили максимальное число баллов по всем параметрам. В ходе второго этапа тендера более подробно ознакомились с системами на основании презентаций компаний-поставщиков и их решений, а также посетили шесть компаний, ранее внедривших предлагаемые системы с целью подробного изучения результатов внедрения. На основании проведенных исследований тендерный комитет остановил свой выбор на одной из ERP-систем со встроенным модулем для ретейла. Это решение получило одобрение и со стороны наблюдательного совета, поскольку система достаточно гибкая и имеет открытый код, что позволяет настроить ее под нужды конкретной компании.

Важные нюансы

Был еще раз подробно проработан и проанализирован комплекс требований, предъявляемых компанией-заказчиком к ERP-системе, что позволило IT-компании определить предполагаемый объем доработок (дополнительные возможности, настройки, модули), которые не поддерживает стандартный функционал системы, но которые могут понадобиться в процессе реализации проекта внедрения. Следует отметить, что функционал выбранной системы довольно гибкий, поэтому объем предполагаемых доработок оказался не так уж велик. Кстати, именно на этом моменте хотелось бы сделать особый акцент. Дело в том, что многие компании приступают к внедрению ERP-системы, не продумав вопроса о возможных модификациях и доработках внедряемого программного продукта, и только после подписания контракта переходят к анализу и разработке концептуального дизайна. В результате они сталкиваются с тем, что первоначальный бюджет существенно увеличивается за счет доработок и модификаций. Отсюда вывод: начинать нужно не с выбора системы, а с оценки своих своих возможностей, а потом с учетом этих факторов выбирать наиболее подходящую с позиции бизнес- и экономической эффективности стратегию создания информационной системы. Правильный подход к выбору системы является принципиальным для успеха всей работы по замене существующей системы на новую. И не только потому, что необходимо выбрать программный продукт, соответствующий требованиям и задачам компании, и найти достойного бизнес-партнера, но и потому, что именно на этой стадии закладывается фундамент взаимоотношений с компанией – поставщиком решения. И именно на этой стадии возможные проблемы еще можно устранить, минимизируя риски и заранее подготовившись к возможным сложностям. Внедрение ERP-системы не является «панацеей» от всех проблем компании, но оно позволяет усовершенствовать все функциональные процессы за счет их интегрирования в единый управленческий цикл на базе определенной бизнес-логики. Как следствие, компания получает ряд весомых преимуществ. Однако любая, даже самая совершенная система, в процессе интеграции претерпевает ряд изменений по той простой причине, что при всех положительных моментах она не является универсальной. И как бы тщательно не велась подготовка к внедрению, доработок все равно не избежать. Однако их количество, а следовательно, и дополнительные расходы можно максимально сократить, если предварительно проработать этот вопрос.

А что делать после?

После выбора ERP-системы сотрудничество между компанией-заказчиком и консультантами не заканчивается. Часто компания-заказчик сама заинтересована в доработке или модификации некоторых бизнес-процессов. Следовательно, следующий этап будет направлен на создание единого стандарта управления по каждой из функциональных областей. С одной стороны, этот стандарт регулирует все процессы в компании и дает представление о том, как они выполняются, с другой — гармонизирует их с процессом внедрения IT-системы. Составляется план работ по реализации этого этапа проекта, и подключается к процессу IT-компания, победившая в тендере. Это задача для единой проектной команды, где консалтинговая компания совместно с компанией-заказчиком описывает процессы и разрабатывает стандарты, а IT-компания их автоматизирует.
 
ТОВ «Епл Консалтинг»
вул. Велика Васильківська, 9/2,
бізнес-центр "Макулан", оф. 8,
01004, Україна, м. Київ
info@applecons.com.ua
Підписатися на розсилку

© ТОВ «Епл Консалтинг» -
2002-2018. Всі права захищені
Партнер ЕВА
MyCounter - счётчик и статистика