Спеціалістам на відкуп
Саша Боровик

Аутсорсинг сродни посещению врача: скрыть ничего нельзя, потому что и так все видно. Остается одно – рассказать, что произошло, чтобы специалист знал, как помочь. Это, конечно, если жить хочется хорошо. Если же как всегда «нет времени» или «потом разберусь», то можно и своими силами попробовать решить проблему, однако эффект от самолечения будет неполным и, что самое неприятное, недолгим. Остается только сделать выбор.

Сегодня многие отечественные компании передают в ведение сторонним компаниям некоторые из своих финансовых функций. Хотя еще пару лет назад аутсорсинг состоял, как правило, в привлечении бухгалтера для составления квартальной или годовой отчетности. Среди кадровых объявлений того времени нередко можно было встретить такое: «Частному предприятию нужен бухгалтер для составления финансовой отчетности. Без трудоустройства. Оплата сдельная». Сейчас же профессионалам из консалтинговых компаний передают в ведение не только бухгалтерский учет, но и отчетность по налогообложению, разработку инвестиционных планов и многое другое.

Изменился и сам потребитель аутсорсинга. До недавнего времени считалось, что это прерогатива крупного бизнеса. Однако эксперты отмечают спрос на подобные услуги также со стороны малого и среднего бизнеса. Подобный интерес объясняется уникальным, а главное, созвучным тенденциям новой экономики свойством аутсорсинга – оптимизацией бизнес-процессов.

Для крупных компаний с широкой горизонтальной или вертикальной структурой менеджмента аутсорсинг финансовой функции интересен с точки зрения грамотной консолидации многих финансовых процессов. Не секрет, что головной компании, филиалы и представительства которой расположены по всей территории Украины, довольно сложно свести воедино всю отчетность, предоставляемую «дочерними» подразделениями. Уйма времени и средств уходит на банальное исправление ошибок. Поэтому крупные холдинги и компании рассматривают передачу ведения бухгалтерского учета сторонним компаниям как возможность более качественного подхода в составлении консолидированной отчетности. Это в свою очередь ведет к уменьшению ошибок при внутреннем аудите. Внешний же аудит, согласно закону, приходится проводить с привлечением стороннего аудитора всем без исключения компаниям ежегодно. И потом, как показывает практика, научить одного человека делать что-либо гораздо проще, чем десяток людей с устоявшимися взглядами и подходами привлекать к обработке информации. Поэтому, когда сбором и обработкой бухгалтерской информации по всем подразделениям и филиалам занимается один привлеченный человек, то и система работы у него одинаковая применительно ко всем «дочкам». К тому же в консалтинговых компаниях, предоставляющих подобные услуги, работают люди с большим стажем работы, которые знают, что и как лучше выполнить, для того чтобы не просто сдать отчетность, а и оптимизировать бизнес-процессы.

Что касается представителей малого и среднего бизнеса, то для них аутсорсинг финансовой функции представляется особенно важным на этапе становления. Когда штат еще не укомплектован, система работы и взаимозачетов еще не полностью налажена, а отчетность в налоговую уже надо подавать. Для таких компаний временная поддержка профессионала «со стороны», и техническая (в плане составления бухгалтерского и налогового учетов, проведения технико-экономического анализа), и юридическая, не помешает. Как будут развиваться отношения с консалтинговой компанией, зависит от того, насколько вас будут удовлетворять качество проведенной работы, плата за ее выполнение, объем работы и, конечно же, способность финансовых работников компании самостоятельно проводить необходимые расчеты.

Отечественный аутсорсинг существует в двух видах. Первый – это передача сторонней компании полного пакета финансовых функций. Второй – делегирование части функций, требующих разрешения в данный момент времени.

Первый вид аутсорсинга, исходя из отечественных реалий, выглядит ущербным из-за двойной бухгалтерии. Для компаний, занимающихся такой деятельностью, приглашение третьей стороны для ведения отчетности означает не только разглашение сего действа, но и вероятность окончательно запутаться в своих же схемах. Зато второй вид аутсорсинга получил широкое распространение и заслужил уважение многих компаний, особенно малого и среднего бизнеса.

Аутсорсинг может понадобиться и в период реструктуризации предприятия, изучения новых ниш, сфер бизнеса, для выхода на новые рынки, привлечения инвесторов. Вполне возможно, что у компании действительно самый лучший бухгалтер, но дело в том, что этот человек занимается оперативной работой. Поэтому посчитать он, конечно, сможет, но бизнес-план составить, как показывает практика, даже самый опытный бухгалтер без шпаргалки вряд ли сумеет. К тому же не имеет смысла отвлекать его от основной работы, если задание можно поручить другому специалисту. Этот наемный «профи», как правило, сможет подсказать, на что следует обратить внимание в ходе переговоров с инвесторами. В любом случае, каждый принимает решение самостоятельно.

Юлия Плиева,генеральный директор консалтинговой компании Apple Consulting

Финансовая функция в управлении компанией имеет комплексный характер и из ее элементов только часть можно передать на аутсорсинг. К подобным подфункциям относится ведение бухгалтерского учета, start up «внутренних» процессов (управления затратами, системы управленческой отчетности и/или бюджетирования и т. п.) с последующей передачей их штатным сотрудникам, а также подготовка информации для внешних и внутренних пользователей (обоснование инвестиционных проектов, привлечение финансирования). Соответственно, говорить о том, что внешние консультанты на постоянной основе будут оптимизировать ваши затраты и налоговые платежи или управлять оборотными средствами просто абсурдно. Несмотря на все соглашения о конфиденциальности, аутсорсинг не дает владельцам и топ-менеджменту компании возможности полностью контролировать движение информационных потоков. И «внутренние» финансовые подфункции ни в коем случае нельзя передавать внешним по отношению к данной организации субъектам!

Поэтому лично я вижу роль внешних консультантов в «запуске» определенных управленческих механизмов или выполнении «фигур высшего пилотажа». Используя потенциал аутсорсинга, компания-клиент может получить доступ к опытным специалистам, которые способны быстро решить ряд непосильных для «собственного» персонала проблем. Так, инвестиционные проекты у большинства компаний возникают нечасто, и держать в штате аналитика не имеет смысла. При месячной зарплате такого специалиста в $700, ежегодные затраты на него составят $8,4 тыс. плюс стоимость рабочего места. А цена услуг консультанта по обоснованию одного проекта – от $2,5 тыс. до $6 тыс. Целесообразность аутсорсинга очевидна, особенно если учесть опыт взаимодействия консалтинговой фирмы с финансовыми институтами, знание их требований и готовность выступить в качестве инвестиционного гида при привлечении финансирования.

«За» и «против»

Существует две причины, по которым компаниям не стоит задумываться об аутсорсинге финансовой функции. Компания крупная и в штате работает достаточное количество специалистов для решения возникающих финансовых вопросов. Или род деятельности компании предполагает наличие большого числа финансовых специалистов.

Список причин, заставляющих задуматься об аутсорсинге финансовой функции, значительно больше:

  • ограниченные возможности по приему на работу финансовых специалистов;
  • финансовая сторона по роду деятельности не является основным направлением
  • в компании;
  • компания имеет высокие темпы роста, что предполагает использование не свойственных ранее финансовых инструментов для дальнейшего развития;
  • у компании множество филиалов или представительств как на территории Украины, так и за ее пределами, что усложняет составление консолидированной отчетности;
  • у компании много контрагентов, поэтому часть функций на их обслуживание можно передать сторонней компании;
  • компания планирует реинженеринг бизнес-процессов или привлечение инвесторов.

Итак, если у компании действительно возникла потребность в оптимизации финансовой функции, то следующим вопросом будет правильный выбор партнера по аутсорсингу. В связи с этим следует трезво оценивать возможности бюджета своей компании, чтобы сравнить затраты на аутсорсинг с затратами на решение задачи силами компании. Также необходимо изучить рынок компаний, предоставляющих подобные услуги, их финансовые возможности, опыт решения аналогичных задач.

Если вы все же решили, что самостоятельно компании не справиться и непременно требуется привлечение стороннего специалиста, то стоит уточнить у потенциального «исполнителя» ряд вопросов. А именно: может ли исполнитель поддерживать работу на момент заказа 24 часа в сутки семь дней в неделю; каковы гарантии конфиденциальности информации; как распределяется ответственность за внедрение/невнедрение проекта между вами, как компанией-заказчиком, и исполнителем, в том числе и финансовая ее сторона.

Сама же процедура передачи финансовой функции проста. Сначала специалист сторонней компании проводит оценку системы бухгалтерского учета. На основании полученных данных вместе с компанией-заказчиком формируется объем услуг для решения поставленной задачи. Дальнейшее сотрудничество будет зависеть от того, специалист какой компании работает над поставленной задачей. Поэтому важно, чтобы это была лицензированная компания, которая сможет гарантировать конфиденциальность и высокое качество услуг.

По этой причине за рубежом вот уже несколько десятилетий принято отдавать на аутсорсинг бухгалтерию, и не только. Поскольку для компании-исполнителя главное – своевременная подача информации для составления отчета компании-заказчику. Мотивировать в таком случае персонал будет сама компания-исполнитель.

Финансовая сторона вопроса касается соотношения затрат на содержание штатной единицы финансовой службы и затрат на привлечение специалиста. Здесь все будет зависеть от задач, которые необходимо решить исполнителю, и рыночных тарифов за их выполнение. Если перед финансовой службой компании стоит задача по расчету валовых доходов и валовых расходов или определению налогооблагаемой базы, то в принципе при наличии достаточного количества квалифицированных сотрудников с этим можно справиться самостоятельно.

Содержание штата или оплата услуги?

Рассматривать вопросы стоимости услуг можно с двух сторон. Кадровая сторона вопроса заключается в субъективной оценке работы финансовой службы. Ведь как бы там ни было, взаимодействуют между собой не подразделения, а конкретные люди. Поэтому компании придется не только истратить деньги на организацию еще одного рабочего места, но и позаботиться о системе мотивации, общем настроении в компании и налаживании функциональных отношений между новым человеком и сотрудниками подразделений. Как известно, любое новшество шефа воспринимается другими членами команды чуть ли не как личная обида, поскольку существует вероятность, что введение нового элемента в систему будет означать пересмотр соподчиненности. Следовательно, кому-то придется подчиняться «новичку», и вряд ли старожилы компании будут задумываться о том, насколько это стратегически оправданно. Это одна из самых болезненных проблем. Накал страстей в коллективе растет, а производительность падает.

Колин Томас,
производственный контролер предприятий Центральной и Восточной Европы
000 «Ядзаки Украина»

Компании «Ядзаки Украина» срочно потребовалось закрыть вакансию финансового менеджера на предприятии. Это было связано с уходом сотрудника с данной должности, а также необходимостью ждать достаточно длительное время, на протяжении которого будет осуществляться поиск кандидата.

Для нас было важно, чтобы специалист, помогающий нам, был гражданином Украины, хорошо ориентировался в специфике местного рынка, имел опыт работы на производственном предприятии и мог осуществлять процесс регулярного обмена информацией с Европейским офисом компании.

Аудиторская коллегия PricewaterhouseCoopers порекомендовала нам компанию, которая, по их мнению, смогла бы предоставить необходимые нам услуги. Решение поставленной нами задачи было непростым – необходимо было реорганизовать финансовый департамент предприятия, выстроить доверительные отношения внутри финансовой команды, а также наладить контакт с членами руководства украинского подразделения и главным европейским офисом.

Реорганизация была проведена очень быстро. Этому способствовал высокий уровень кооперации между местной и европейской командами менеджеров. Привлеченный сотрудник решал вопросы с государственными контролирующими органами (возникало много сложностей, поскольку в этот период времени требования государства к предприятиям были завышены). Были налажены порядок предоставления отчетности, процедура и механизм подготовки отчетов, разработана и предложена мотивационная схема персонала. Создать доверительные отношения удалось благодаря постоянному сотрудничеству с местным и европейским руководством, в процессе которого происходил обмен точной информацией, ставшей основой для принятия решений.

Но в случае если кадров не хватает, а компании срочно нужно восстановить бухгалтерский или налоговый учет, есть смысл заплатить компании-исполнителю в среднем $250 и не морочить себе голову.

В том же русле можно рассмотреть консультации по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета. За устную или письменную помощь со стороны компании необходимо будет заплатить $30 в час. Столько же стоит получение экспертных заключений по интересующим вопросам действующего законодательства в области налогообложения и бухгалтерского учета. Что же касается содержания штатного аудитора, то для небольших компаний это роскошь. Потому что за проведение тематического аудита, инициатором которого выступает, как правило, руководство компании, необходимо будет заплатить компании-исполнителю около $100. Сюда входит аудит уставного фонда, расчетов с бюджетом, аудит основных фондов, начисления амортизационных отчислений и пр. Проводят внутренний аудит с целью обнаружения ошибок в учете и предоставления практических рекомендаций по их исправлению. Следовательно, компании необходимо будет решить вопрос: брать в штат специалиста или делегировать решение этих задач сторонней фирме. Хорошему аудитору придется платить не меньше $400 в месяц, что для компании малого или среднего бизнеса – тоже деньги, которые наверняка можно истратить с большей пользой. Обязательный ежегодный аудит, согласно закону, должны проводить несвязанные лица. Поэтому за подтверждение достоверности и полноты годового баланса и отчетности субъектам предпринимательской деятельности надо будет так или иначе заплатить около $200. Таким образом, целесообразность и финансовые затраты всецело будут зависеть от организационной системы компании, готовности персонала к решению новых задач и сложности самого проекта.

И в заключение. Сама идея аутсорсинга не нова. Мы ведь не проводим самостоятельно чистку своей одежды, закупая при этом все необходимые химикаты или реактивы. Наоборот, охотно платим за выполнение этой услуги стороннему лицу и при этом абсолютно не ожидаем прямой экономии денег. И дело не в том, что мы физически не можем закупить все необходимые химикаты для чистки. Просто мы этого делать не умеем, зато готовы заплатить за возможность выглядеть хорошо. Поэтому нам незачем засорять себе голову познаниями о химической чистке одежды, как следствие, мы экономим на этом огромное количество такого драгоценного времени.

Главная цель аутсорсинга – оптимизация бизнес-процесов за счет диверсификации полномочий при выполнении определенных задач.

Игорь Ткачук,
руководитель направления финансового менеджмента
и аутсорсинга бухгалтерского учета компании EBS

Недавно наша компания участвовала в реализации проекта по аутсорсингу финансовых услуг. Предприятие-клиент испытывало трудности с подбором кандидата на должность финансового директора. Поэтому, чтобы закрыть «пробел», руководство компании обратилось к нам с просьбой предоставить финансового директора на несколько месяцев. Деятельность нашего сотрудника была спланирована таким образом, что три дня в неделю он работал за пределами Киева в компании заказчика, а остальные два рабочих дня – выполнял свои обязанности в Киеве в EBS. Именно такой график работ подходил клиенту и обеспечивал выполнение функций финансового директора в полном объеме.

Сложность проекта заключалась в том, что наш финансовый менеджер осуществлял на предприятии заказчика все финансовые функции, начиная с ежедневной финансовой поддержки компании и заканчивая подготовкой финансовой отчетности для государственных органов и департаментов головного офиса компании, контролирующих украинское подразделение. Помимо решения текущих вопросов, ему было необходимо за короткий период влиться в коллектив, установить взаимодействие с работниками компании для того, чтобы максимально успешно достичь тех целей, ради которых он был нанят.

Конфиденциальность информации клиента, как это обычно происходит при аутсорсинге, обеспечивалась Контрактом о конфиденциальности и репутации компании. Важным преимуществом в реализации подобного проекта, на мой взгляд, является тот факт, что предоставляемый «в аренду» сотрудник – не только высококлассный специалист в данной области, но и профессиональный консультант. Поэтому компания-клиент получила возможность оптимизировать ту или иную сферу управления финансами предприятия, не нанимая при этом еще и консультанта.

Также параллельно осуществлялся поиск кандидата на должность финансового директора на постоянной основе через рекрутинговые агентства. И по окончании проекта клиент принял на работу предложенного нами специалиста.

 
ТОВ «Епл Консалтинг»
вул. Велика Васильківська, 9/2,
бізнес-центр "Макулан", оф. 8,
01004, Україна, м. Київ
info@applecons.com.ua
Підписатися на розсилку

© ТОВ «Епл Консалтинг» -
2002-2020. Всі права захищені
Партнер ЕВА
MyCounter - счётчик и статистика