Проблеми логістичних затрат: від розуміння до реєстрації та обліку

– Что, по Вашему мнению, следует понимать под логистическими затратами? Считаете ли Вы затраты на логистику издержками или инвестициями?

Сергей Сизык, консультант Apple Consulting®

Затраты на логистику могут быть как издержками, так и инвестициями. Расходы, связанные с доставкой товара, его хранением и дальнейшим распределением относятся к издержкам. Как показывает практика, основными составляющими логистических издержек являются транспортные расходы, расходы на аренду складов (если они арендованные) и расходы на содержание персонала. Но если мы говорим о финансовых вложениях, например в строительство центрального склада или пополнение автопарка, то речь идет уже об инвестициях. Также инвестицией следует считать и внедрение автоматизированной системы учета и контроля.

Поясню, почему строительство центрального склада (ЦС) я отнес к инвестициям, а не издержкам на логистику. Наличие ЦС позволяет компании получать дополнительные скидки от поставщиков за счет доставки в одну точку вместо десятка разных. Конечно, скидка в данном случае редко может быть больше 5%, соответственно и окупаемость данной инвестиции длительная. Но выгоды от ЦС на этом не исчерпываются. Главная миссия ЦС – это обеспечение высокого наличия товара (свыше 95%), который становится возможным благодаря устранению ненадежности поставок подрядчиков. Такое высокое наличие товара – «все всегда под рукой» – позволяет увеличить продажи компании, по нашему опыту, от 20 до 50%. Поэтому, окупаемость ЦС на самом деле гораздо короче.

– Какой, на Ваш взгляд, должна быть по структуре и содержанию система регистрации, учета и контроля логистических затрат на современном предприятии? Есть ли необходимость в ее создании?

Многие компании интересуются эффективностью загрузки транспорта, расходом топлива на 1 км, и любят считать агрегированный показатель «стоимость логистики на 1 тонну перевозимой продукции». Для проведения такого рода расчетов нужно организовать достаточно детальную систему сбора первичной информации. Однако важно понимать, какие выводы из какой информации мы хотим сделать и соответственно оттуда принимать решение, какие показатели мы хотим отслеживать. Если например логисты компании увидят, что стоимость «логистики на тонну» растет, то начнут сразу применять меры по увеличению количества товара, перевозимого в одной машине. Для этого они могут накапливать партии и сокращать частоту пополнения. Такие решения противоречат сути бизнеса, особенно дистрибуционного, который должен быть ориентирован, прежде всего, на своевременную доставку необходимой продукции в необходимом количестве. И для обеспечения этой цели можно иногда идти на увеличение логистических затрат, сопоставляя с выгодой от дополнительной маржи за счет более частой поставки.

Поэтому, мы придерживаемся мнения, что все затраты, кроме прямых-переменных расходов, являются операционными затратами. Соответственно для их отображения достаточно вести учет в разрезе статей расходов. Контроль таких расходов осуществляется посредством план-факт анализа. Также, до отстраивания в компании системы сбора первичной информации и до закладывания в систему того, какие показатели должны быть на ней основаны, нужно очень хорошо подумать – а что именно важно для бизнеса. Важно сэкономить пару литров дизтоплива и сократить частоту поставки, или важно неукоснительно с высокой степенью надежности удовлетворять клиентов, доставляя вовремя продукцию в полном объеме. В зависимости от важности для бизнеса и отстраивается система учета и расчета тех или иных показателей, которые не должны конфликтовать между собой и между глобальными целями бизнеса.

– Как Вы считаете, существуют ли какие-то конкретные особенности регистрации, учета и контроля логистических затрат на предприятии?

Никаких особенностей не существует. Главное – это корректное отображение затрат на логистику: не распределять постоянные расходы на себестоимость товара и не относить расходы на сбыт, маркетинговые активности и пр. в затраты на логистику. Это мешает увидеть реальную картину по расходам. Все издержки необходимо разделять по центрам затрат: логистика, сбыт, реклама и т.д. С учетом принципов, отраженных мною выше – показатели не должны конфликтовать друг с другом и самое главное – с глобальными целями бизнеса.

– В чем состоит основная проблема регистрации, учета и контроля логистических затрат?

По своему опыту могу сказать, что главная проблема контроля логистических затрат лежит в плоскости своевременности и полноты внесения данных в систему учета. Это самая глобальная проблема.

Для торговых компаний на первом месте стоит прием/приход товара, так как наличие товара на складе – это главный приоритет. Логисту такого предприятия важно не допустить нехватку товара. Для обеспечения мест хранения товаром необходимо точно видеть в конкретный момент времени физическое наличие товара по SKU, товар в пути и заказ на пополнение. Для обеспечение этой, казалось бы, простейшей цепочки информации необходимо на каждом участке обеспечить своевременный ввод прихода товара, расхода товара, ввод товара в пути. Также, данным в системе необходимо доверять. Ведь в большинстве компаний по сей день существует проблема наличия товара в учетной системе и отсутствие его по факту там, где по системе учетной он есть. Такие случаи происходят от недостаточно качественного соблюдения процедур ввода информации, что допускает также некоторые коррупционные схемы. Для этого некоторые компании периодически проводят инвентаризации, корректируют по их итогам остатки в системе и наказывают материально ответственных лиц за недостачу. Но это лишь борьба с симптомом.