Двосторонній діагноз

Как выбрать «правильного» финансового консультанта, при этом еще и заранее удостовериться, что ему можно доверять и он способен решить проблемы компании? Снизить риски в этом процессе заказчику помогут результаты экспресс-диагностики, которую консультант осуществляет на стадии «знакомства» с предприятием.

Все большее количество собственников, генеральных директоров, финансовых директоров понимает, что собственными силами внедрить в компании новые управленческие технологии не всегда возможно. Если делать это своими силами, то а) на это уйдет гораздо большее количество времени, а ведь рынок не ждет, б) не всегда до конца понятно, как это сделать (порой на уровне здравого смысла все кристально ясно, но вот как внедрить и заставить работать?). Тогда на помощь приходит мысль о внешнем консультанте. Подчеркиваем – только мысль, потому что нелегко подойти к тому, чтобы впустить консультанта к своему «детищу», которое растилось со времен перестройки и прожило многие неурядицы экономики… Как можно подпустить ко всей управленческой информации, и той, которую не всегда видят даже собственные сотрудники? Такому консультанту нужно очень доверять! Где то и через себя надо переступить! И как же при этом выбрать консультанта? Как удостовериться, что это та компания, которой можно доверять, и которая действительно сможет решить существующие проблемы и поставленные задачи?

Мало того, на сегодня выбирают не только Консультанта. Консультант также выбирает клиента – не по оборотам за год и занимаемой доле рынка! В практике консультирования существует такое понятие как «опасный клиент». Это порой совершенно непредсказуемые собственники или управленцы, которые не знают, чего хотят, либо часто имеют совершенно завышенные ожидания (к примеру, после двухмесячной работы консультанта затраты снизятся в 2 раза, а объем продаж увеличится в 3 раза, иначе зачем мы платим?).

Принимая это, Консультант идет навстречу клиенту и себе и предлагает в «безопасных» условиях себя показать в деле, но при этом «в безопасных условиях». Речь идет о том, что на фазе проведения экспресс-диагностики и разработки проектных предложений Клиент не платит Консультанту и не имеет юридических и моральных обязательств заключать контракт. Все по-честному!

В данной статье речь пойдет о технологии экспресс-диагностики, которая осуществляется Apple Consulting на первоначальной стадии общения с потенциальным клиентом.

Цели экспресс-диагностики

Прямые:

• Определить текущее состояние к примеру, системы учета и планирования (то, что уже клиентом делается, поскольку консультант приходит не разрушать, а усовершенствовать и усилить).
• Определить уровень восприятия и готовности персонала к тем или иным изменениям.
• Определить возможный объем работ, сроки исполнения, а также расставить приоритеты в их исполнении.
• Определить количество консультантов, которые будут задействованы, а также тот персонал, который со стороны клиента может быть привлечен в Проектную группу.

Косвенные:

• Дать возможность клиенту оценить подход консультанта в «безопасных условиях» (на данном этапе клиент видит, насколько консультант пунктуален, как и какие вопросы он задает, как он ладит с персоналом, какие выводы он делает и пр.).
• Консультант оценивает собственные «риски» при заказе проекта данным потенциальным клиентом.

Что представляет собою экспресс-диагностика?

Это 1-2 дневное посещение предприятия группой консультантов по заранее утвержденному с потенциальным клиентом плану. Благодаря высокой организации, набору определенных вопросов, а также опыту консультанту довольно быстро удается определить истинное состояние в различных службах компании. По результатам проведения экспресс-диагностики проводится презентация проектных предложений (в среднем в течение 5 дней).

В дальнейшем в статье будут рассмотрены подходы связанные с экспресс-диагностикой финансовой функции и системы финансового управления в целом. Описываемые подходы разрабатывались для производственных предприятий и торгово-промышленных холдингов, однако вполне могут быть применимы в компаниях специализирующихся на торговле и услугах. Компанию в которой проводится диагностика будем называть Заказчиком, консалтинговую компанию – Консультантом, а её специалистов консультантами.

Кому и зачем нужна экспресс-диагностика?

Экспресс-диагностика используется если руководство Заказчика хочет:

• Получить профессиональную экспертизу, определить и понять проблемы компании в управлении финансами. Проведение диагностики даёт возможность комплексно взглянуть на всю цепочку «Закупки-Производство-Сбыт», ознакомиться с проблемами и недостатками которые были выявлены Консультантом. Все звенья изучаются консультантами каждый из которых имеет соответствующую специализацию, и, соответственно, знания и опыт.
• Получить план работ которые необходимо провести для повышения качества финансового управления. Разработанные консультантом Проектные предложения содержат детальные описания основных направлений работ. Также совместно с Консультантом есть возможность определить какие работы можно выполнить силами своих специалистов, а какие силами специалистов Консультанта. Следует помнить, что если Консультантом предлагаются кардинальные изменения, то можно не только не достичь обещанных результатов, но и потерять разработки которые уже были и использовались Клиентом. Поэтому более разумным является подход, когда не ломается всё подряд, а основной акцент делается на доработке существующих разработок, их грамотной систематизации и усовершенствовании.
• Проанализировать результат который планируется получить в результате предлагаемых работ. Предлагаемые работы разделены по блокам, по каждому блоку указываются результаты с описаниями и пояснениями.
• Оценить профессионализм консультанта. Проведение диагностики позволяет оценить профессионализм Консультанта без подписания договора, но что еще более важно – Консультантом подписываются обязательства о неразглашении конфиденциальной информации. Также такой подход как экспресс-диагностика позволяет реально оценить сроки и трудоёмкость работ. Компании, которые могут назвать стоимость и продолжительность работ уже через час после общения с Заказчиком либо некомпетентны, либо предлагают стандартные решения (у которых, как известно, стандартно низкая практическая ценность).

Как проводится экспресс-диагностика и какие задачи изучаются

Итак, как собственно проводится экспресс-диагностика? Для получения объективной картины Консультант проводит серию интервью с ключевыми руководителями и специалистами Заказчика. В ходе интервью подробно изучаются организация работ в службах, используемый документооборот и т.д. Такой подход позволяет избежать ситуации когда выводы делаются исключительно на основании высказываний работников Заказчика, которые как правило не особенно заинтересованы, что бы о проблемах и недостатках их работы узнало руководство, да еще и от консультантов со стороны.

Как правило, благодаря опыту и профессионализму специалистов Консультанта болевые точки нащупываются довольно быстро за счет серии подготовленных вопросов.

Для определения проблем и недостатков используются, в частности, следующие подходы:

1. Консультант анализирует, существует ли системный подход при оценке деятельности подразделений и их руководителей? Например, есть ли возможность определить насколько эффективно управляет конкретный начальник цеха расходами на оплату труда и энергоресурсами?
2. Какие подходы используются для оценки достоверности данных? Например, можно ли утверждать что запланированные расходы на ремонты обоснованы?
3. Соблюдается ли баланс между детализацией информации и её практической ценностью?
4. Каким образом происходит управление финансовой и инвестиционной деятельностью? Видна ли отдельно доходность и денежные потоки по каждому из существующих направлений деятельности?
5. И самое главное - какие управленческие решения принимаются на основании имеющейся информации? Оцениваются ли результаты текущей деятельности в контексте существующих стратегических планов развития?

В целом, организацию работ по проведению экспресс-диагностики можно отобразить следующим образом.

Схема 1. Организация работ по проведению экспресс-диагностики.

Как следует из схемы, с момента начала переговоров до презентации результатов диагностики и передачи проектных предложений проходит от 1 до 2-х недель (в зависимости от масштаба компании Клиента и его готовности принимать решения).

В целом схему взаимодействия между потенциальным клиентом и консалтинговой компанией можно изобразить следующим образом (см. схема 2, пример подхода Apple Consulting).

Схема 2. Схема взаимодействия между потенциальным клиентом и консалтинговой компанией

Основные службы, которые изучаются в ходе проведения интервью с руководителями и специалистами Заказчика, а также изучаемые вопросы отображены в таблице 2.

Таблица 2. Основные вопросы которые изучаются в ходе проведения интервью.

Что получает Клиент по результатам проведения экспресс-диагностики?

В целом, результаты работ для Заказчика можно разделить на 2 группы:

• Непосредственно результаты экспресс-диагностики.
• Понимание подходов, уровня Консультанта и соответственно больше информации о нем для принятия решений.

Оценка профессионализма консультанта

Некоторые негативные точки зрения о работе с консалтинговыми компаниями уже были приведены выше, в целом можно рекомендовать следующие подходы для минимизации рисков и избежания отрицательных результатов:

• Внимательно изучить содержание меморандумов интервью, проведенных консультантами. Возможно, в дальнейшем именно эти консультанты будут проводить работы с теми службами, причем будут проводить эти работы исходя из тех недостатков и выводов которые были сделаны еще на этапе диагностики. У Клиента есть также возможность получить отзыв о профессионализме консультантов от руководителей и специалистов с которыми проводились интервью. Кроме того, т.к. ключевые руководители будут присутствовать на презентации результатов диагностики, то сразу будет возможность обсудить сделанные выводы. Очень важно, что такие дискуссии, как не странно, носят конструктивный характер и когда начинается консалтинговый проект большинство руководителей понимает цели и задачи проекта, при чем как по компании в целом, так и по их службе.
• Проанализировать предложенные планы и результаты работ. То какую практическую ценность содержат такие предложения говорит о реальной ценности таких предложений. Очень важно оценить насколько смог понять и учесть Консультант как особенности рынка, так и специфику самой компании, не являются ли предлагаемые работы стандартными теоретическими подходами. К сожалению, всё чаще в последнее время встречаются консалтинговые компании, которые обещают выполнение работ по любым направлениям – начиная от консалтинга по организации производства и заканчивая маркетинговыми исследованиями и разработкой долгосрочной стратегии. Как правило, такие громкие заявления не подкреплены реальными результатами в уже реализованных проектах. Поэтому иногда лучше работать с Консультантом которые не обещает решение любых поставленных задач, но четко и ясно освещает вопросы, которые лежат в сфере его основной компетенции.
• Готовность работы специалистов Консультанта с персоналом Клиента. Если Консультант критикует практически все подходы и разработки, существующие в компании, если ставится под сомнение профессионализм большинства руководителей и специалистов, то следует очень хорошо подумать, перед тем как принять решение о дальнейшей работе с таким Консультантом. Даже если многое из тех отрицательных аспектов правда, то вряд ли он сможет достичь необходимого результата в вашей компании, ведь достичь его можно только при эффективной совместной работе персонала обеих сторон – и Клиента, и Консультанта. С персоналом Клиента необходимо находить общий язык (разумеется, в разумных пределах), а сплошная критика и «самовыпячивание» в этом не только не помогут, но даже наоборот – сделают совместную результативную работу невозможной.
• Оценка опыта Консультанта. Важно проанализировать как опыт компании в целом, так и конкретных консультантов которые предлагаются для участия в проекте. В этом поможет информация Консультанта о конкретных проектах, которые были реализованы, а также резюме консультантов, которые предлагаются для участия в проекте. При оценке опыта Консультанта в других проектах желательно обращать внимание на проекты, которые уже были реализованы в вашей отрасли, а также на то, насколько задачи, реализованные в проектах близки к задачам, которые планируется решать в данном проекте.

Важный момент. Консалтинговые компании, которые заботятся о своей репутации, также используют диагностику для оценки своих рисков при реализации проекта. Как уже указывалось, успех проекта зависит от усилий и профессионализма сотрудников Клиента не в меньшей степени, чем от разработок специалистов Консультанта. Какими бы глубокими не были разработки Консультанта, какие бы интенсивные тренинги не проводились, но если со стороны руководства Клиента не будет необходимой поддержки и желания достичь результата проект может продолжаться бесконечно долго и всё равно закончиться безрезультатно. Естественно, что на таком небольшом рынке как украинский новости распространяются быстро и имидж консалтинговой компании может быть безнадежно испорчен.

Следует помнить, что результат экспресс-диагностики является лишь началом пути при принятии Клиентом решения о начале консалтингового проекта и именно от этой отправной точки зависит очень многое.

Конечно, всех рисков избежать никогда нельзя, ошибки возможны в любых ситуациях. Но если выполнить необходимый комплекс мер, то эти риски можно свести к минимуму и получить необходимый результат.