Управление товарными остатками в WINETIME: симбиоз собственных систем и готовых решений

Начиная с 2016 года, в структуре ООО «ТС ПЛЮС» произошли перестройки и трансформации во всех отделах, начата автоматизация и изменения во многих процессах логистики, которые и сейчас продолжаются в рамках усовершенствования всей supply chain компании. В целом поменялась структура менеджмента в WINETIME, внедрена отдельная ERP-система, поменялась в том числе и структура логистики. Компания расширила свое представление в Европе. За 4 года появилось 7 логистических хабов, позволяющих консолидировать грузы из всех стран мира.

Логистика стала более сложной, распределенной на отдельные департаменты, так как охватывает многие операции разных направлений деятельности компании, в частности, развитие импорта, собственного производства, сотрудничества с крафтовыми отечественными производителями и многое другое. Компания «ТС ПЛЮС» объединяет оптовую и розничную торговлю алкогольными напитками и продуктами питания (HoReCa, дистрибуция, E-commerce, производство и собственная сеть гастромаркетов WINETIME), поэтому логистическая структура и направленные процессы должны отвечать потребностям всех направлений деятельности компании.

Каждый из департаментов логистики, которых на сегодняшний день выделилось 7, вместе с департаментом технической поддержки, стали более сфокусированными на своих задачах. Это позволило не только изменить и улучшить процессы, но и выделить проекты автоматизации на разных звеньях всей supply chain компании. Соответственно, изменения произошли и внутри каждого департамента, в частности, мы сфокусируем свое внимание в статье на департаменте управления запасами. В структуре департамента выделились отдельные подразделения управления соответствующими группами направлениями: алкоголь, продукты, фреш, дистрибуция, HoReCa, E-commerce и т.д.

Какие этапы автоматизации проходила компания именно в части управления запасами, какое место имеет собственная ИТ-поддержка для логистики и над чем работают сейчас, рассказали директор по логистике Руслан Шептицкий и руководитель департамента УТЗ (управление товарными запасами) Леонид Ляхин. Работая над развитием и усовершенствованием процессов в отделе УТЗ, в 2016 году в компании приняли решение провести общий аудит всех логистических процессов связанных с управлением товарными остатками. Для этого обратились в известную и профессиональную команду Аpple Consulting. Компания Аpple Consulting является лидером среди консалтинговых компаний, основной методологией которой являются принципы, парадигмы и решения, основанные на Теории ограничений Элиаху Голдратта именно в части управления товарными остатками. Поэтому было принято решение совместно с Юлией Плиевой (CEO Аpple Consulting) провести аудит не только процессов департамента УТЗ, но и всех логистических процессов supply chain компании в целом. В течение 6 месяцев аудит охватил практически все департаменты логистики, процессы, системы, но основное внимание было сосредоточено на управлении товарными остатками. «Мы рассматривали этот процесс с точки зрения изменения структуры управления товарными остатками и закупки, определения потребности, начиная от полки магазина и продолжая складами, которые находятся в Украине и Европе, чтобы товар не выталкивать на полку, а наоборот отгружать согласно постоянно меняющимся потребностям, что базируются на теории ограничений», – отметил Руслан Шептицкий.

В результате проведенного аудита и полученных результатов были сформированы рекомендации по необходимым изменениям, направленным на улучшение и ускорение всей supply chain. Начались конфигурации в действиях и методологии работы с товарными остатками с учетом особенностей физической логистики, особенностей работы с разными поставщиками и производителями, в итоге чего вышла гибридная модель, из главных особенностей которой стал симбиоз проведенных конфигураций в имеющейся ERP и наружной системе прогнозирования. Изменения произошли и в процессе работы с заказами, учитывая разные факторы, например, такие как винные объемы зависящие от урожая, длительное логистическое плечо из Аргентины, США, Новой Зеландии и другие, влияющие на формирование необходимого товарного остатка для компании.

Один из главных вопросов, возникший внутри компании после аудита – это доработать свою систему, в которой уже были задатки и возможности управления остатками, или провести тендер и поиск готового решения. Сначала руководство избрало вариант поиска, таким образом было проведено несколько тендеров и проделана значительная работа по поиску внешнего решения. В результате поисков было получено около 5 вариантов различных решений как по функционалу, так и по стоимости. Но объединяло их одно – это общенастроенные процессы внутри каждой системы, требующие колоссальных изменений, приспособленных к специфике бизнеса и supply chain компании. По словам Руслана Шептицкого, они долго колебались, подробно взвешивали все за и против. В итоге было решено, что экономически целесообразнее доработать собственную систему в части работы с пополнением торговых площадок, а отдельно приобрести систему, умеющую прогнозировать продажи с учетом потребностей бизнеса с учетом маркетинговой активности и других факторов, влияющих на формирование необходимых остатков. Из всех рассмотренных систем прогнозирования свое внимание остановили на системе MySales. Команда MySales вместе с департаментом УТЗ провела анализ процессов и алгоритмов работы, после чего они совместно сформировали четкий план интеграции и запуска.

«Сначала у нас был введен пилотный проект, длившийся около года. Мы начали тестировать решения на наших площадках в г. Киев и нескольких площадках в Украине, после чего были проведены необходимые изменения и настройки, которые отвечали нашим потребностям, учитывая специфику работы каждого звена и департамента компании, и в итоге мы получили хороший результат», – рассказал Леонид Ляхин.

После первых результатов было принято решение развивать внешнюю систему прогнозирования, а также дорабатывать собственную систему в части автопополнения всех торговых площадок. Таким образом, получился симбиоз собственной системы автопополнения магазинов и внешней системы прогнозирования.

Год тестирования и интеграции во время пилотного проекта позволил понять, какие специфические настройки конкретно необходимы для WINETIME, поэтому вместе с партнером логисты согласовали план изменений и настроек в системе, учитывая все пожелания, и получили необходимые результаты.

Для обеспечения качественного функционирования системы в структуре департамента выделен отдельный человек, цель которого получить точный прогноз, на основе которого уже можно строить необходимое пополнение как РЦ складов, так и магазинов. Система помогает строить прогноз более эффективно практически всех категорий товаров, сейчас проходит активная настройка прогнозирования категории фреш, что требует учета целого ряда особенностей, присущих только для нее.

Обычно ритейлеры сталкиваются с проблемой пополнения именно фреш категории, ведь здесь основные ограничения – это сроки годности, постоянные изменения в сезонном ассортименте, наличие товара у поставщиков и прочее, и это в основном происходит в ручном режиме управления. Поэтому в ООО «ТС ПЛЮС» сейчас активно работают над автоматизацией пополнения магазинов по фреш категории с помощью созданной модели.

Дальнейшее развитие департамента управления товарными остатками в компании видится в максимальной автоматизации обработки импортных операций. С национальными поставщиками проще, потому что они не привязаны к объемам, кратностям заказов, длительным срокам поставки и другим факторам, влияющим на своевременность, объем и себестоимость продукции, а также все они находятся относительно близко и можно заказывать любые условия. В импортных операциях все иначе, потому что нужно учитывать гораздо больше факторов, в том числе консолидацию грузов в определенных регионах или континентах на одновременно разных складах от разных производителей. Поэтому компания находится на этапе реализации системы, которая сможет учитывать потребности конкретного поставщика или определенных продуктов или поставщиков, учитывая механику региона, в котором покупается продукция, потребности по всем соседним производителям с учетом стоимости логистики и стоимости вложенных денег в товарные остатки. Другими словами, команда разрабатывает в системе так называемый механизм формирования экономически обоснованного заказа с учетом стоимости логистики и стоимости денежных ресурсов, направленных на содержание необходимых товарных остатков.

Руслан Шептицкий отмечает: «Мы уже начинаем разрабатывать в рамках своей системы ERP и MySales модель экономически обоснованного заказа по регионам и странам. Это поможет нам получать более эффективные заказы, ведь стоимость логистики постоянно растет, стоимость денег меняется. В планах на следующий год - протестировать это решение по какому-либо из направлений, а в дальнейшем развить его на все категории и заказы».

Сегодня цель компании – максимально избежать зависимости от человеческого фактора и количества персонала в структуре, учитывая дефицит квалифицированных кадров и постоянный рост фонда оплаты труда, поэтому максимальная нагрузка и фокус делается именно на развитие системы в тесном взаимодействии с ИТ департаментом компании. Итак, в WINETIME реализовали собственную систему автозаказа, учитывающую специфику пополнения и циклы поставок, добавили внешнюю систему прогнозирования и получили экономически выгодный симбиоз и необходимый улучшающийся функционал. Важность ИТ-поддержки сегодня трудно переоценить, поэтому логистический департамент максимально тесно сотрудничает с ИТ в рамках развития и автоматизации процессов.

«В целом система для нас ясна, контролируема, мы не зависимы от конкретного решения. Если будет какой-либо сбой в одном из звеньев системы, вся цепочка сможет работать самостоятельно некоторое время и поддерживать работоспособность бизнеса, пока мы не восстановим необходимую часть. Это дает устойчивость и безопасность бизнес-процессов», – подчеркнул Леонид Ляхин.

Источник: https://trademaster.ua/articles/313480