0524
2870
Публикации
Поделиться:

На вкус и цвет, или матрица аутсорсинга

Ольга Барабаш

«Дистрибьюция и логистика», №9, 2005 г.

Слово об оптимизации

Операции по перевозке грузов и других материальных ценностей – один из самых затратных бизнес-процессов компании. Транспортные услуги дешевыми никогда не были, а в свете последних событий на рынке нефтепродуктов снова существенно подорожали. Так что особо острым становится вопрос максимально профессионального применения инструментов транспортной логистики, таких как планирование и составление схем транспортировки, выбор видов транспортных средств, консолидация грузов по пути следования и пр. Оптимизация логистической цепочки позволяет снизить издержки предприятия на доставку грузов, их складирование, управление информационными потоками и в конечном итоге снижает себестоимость продукции. Ученые-экономисты утверждают, что за счет оптимизационных мероприятий можно сократить время производства товаров на 25%, снизить себестоимость на 30%, уменьшить складские запасы на 30-70%. А компания Siemens-Bosh утверждает, что 1% сокращения расходов на выполнение логистических функций обеспечивает увеличение объема продаж на 10%. Одним словом, слаженная логистика часто оказывается эффективнее многих других управленческих технологий.

Каждому по потребностям

Единой концепции организации транспортной логистики нет и быть не может, поскольку конфигурация этой системы напрямую зависит от отраслевых и индивидуальных особенностей конкретной компании. Чем крупнее предприятие, чем шире география его операций, тем больший эффект даст модернизация транспортной логистики. Кроме того, необходимо учитывать тип бизнеса: к производственной или непроизводственной сфере относится та или иная компания. В торговых предприятиях транспортная логистика касается доставки собственно товаров, в производственных – сырья и комплектующих, а также готовой продукции.

В компаниях, занимающихся дистрибуцией либо торговлей, доминирующая концепция транспортной логистики «точно в срок» предполагает быстрое и четкое следование готовой продукции по каналам распределения: отлаженная ежедневная доставка товаров в огромном количестве в разных направлениях – профильный вид их деятельности. В то же время в производственных предприятиях логистика – важный вспомогательный инструмент, позволяющий контролировать производственный процесс, обеспечивать его бесперебойность, исключать накопление сверхнормативных запасов.

С другой стороны, любая промышленная компания, как правило, реализует определенную часть своей продукции, совмещая производственную и торговую функции. По словам Владислава Швыдуна, коммерческого директора компании УВК, «все клиенты компании ведут торговую деятельность. И среди них есть много таких, которые не только реализуют, но и производят продукцию.

Разница же между ними состоит в том, что дистрибьюторы или импортеры стремятся к максимальному присутствию в ключевой розничной торговле с помощью прямых продаж, в то время как производители больше работают с непрямыми каналами, привлекая крупных дистрибьюторов. В результате сегодня средний размер перевозимых грузов в рамках одной поставки у производителей больше, чем у оптовых торговцев. При этом важно отметить тенденцию по увеличению количества заказов на поставки продукции от производителей напрямую в супермаркеты».

Рис. 1

Типичные транспортные бизнес-процессы компаний разного рода деятельности смоделированы консалтинговой компанией Apple Consulting на рис. 1. По словам Дмитрия Турло, руководителя практики стратегического управления, базовый вопрос, на который любая компания должна найти правильный для себя ответ, звучит так: «Перевозить самим или отдать бизнес-функцию подрядчикам/аутсорсеру?»

Натуральное хозяйство

Работа по организации транспортировки материальных ценностей начинается с принятия такого важного управленческого решения, как выбор методов и средств реализации транспортного процесса. В принципе, транспортная функция может быть вполне успешно реализована силами компании. Более того, для фирм, активно занятых в дистрибуции и торговле, такой способ организации грузоперевозок входит в ранг ключевых компетенций. Руководитель отдела логистики компании «САВСЕРВИС-СТОЛИЦА» (дистрибьютор Procter&Gamble по киевской дистрибьюторской зоне, 265 чел., 115 чел. в отделе логистики) Алексей Заболотько пояснил: «По договоренности с P&G, в 2003 г. мы инвестировали около $300 тыс. в приобретение транспорта. Сегодня компании холдинга киевской дистрибьюторской зоны имеют не только свой автопарк и свою сервисную станцию, но и топливную заправку, что немаловажно в работе транспортного хозяйства. Кроме того, использование собственного транспорта связано с двумя ключевыми моментами: потребностью в определенном виде транспорта, адаптированного под европаллеты и под архитектурные особенности города, а также с вопросом экономической целесообразности». Непосредственным стимулом к созданию собственного транспортного хозяйства стали высокие (двойные по сравнению со стандартными) тарифы на услуги арендованного транспорта в ночное, самое удобное для погрузки «САВСЕРВИС-СТОЛИЦА» время.

Другим широко распространенным мотивом доставки грузов своими силами является укоренившееся убеждение, что никто не может организовать транспортировку эффективнее самой компании. Отсюда разногласия с дилерами или поставщиками, простои и сбои в движении материальных потоков по логистическим цепочкам. Ведь для грамотного построения всей системы необходима профессиональная организация взаимосвязи между элементами разного порядка и различной функциональности.

Но если уж вы убежденный сторонник самообеспечения (как говорили древние греки, автаркии – натурального хозяйства), то нужно, по крайней мере, обзавестись квалифицированным персоналом. По мнению Дмитрия Турло, «если говорить об эффективном распределении ответственности внутри компании при реализации транспортных бизнес-процессов, то наиболее оправданное решение – создание собственной службы логистики». Это подразделение должно одновременно и осуществлять, и контролировать весь процесс движения грузов. Такое структурное формирование нередко перерастает в отдельную бизнес-единицу, не только удовлетворяющую нужды материнской компании, но и работающую на свободном рынке

Аутсорсингу - быть?

Аутсорсинг какого-либо бизнес-процесса, в т.ч. и транспортного, всегда предполагает экономически обоснованное решение, поскольку основная идея аутсорсинга – это доверие и передача ответственности за материальные и нематериальные ценности. В случае с аутсорсингом транспортной функции внешним провайдерам доверяется имущество компании, которое представляет собой основу ее благосостояния. Как считает Дмитрий Турло, «существуют, по крайней мере, две явных причины, по которым целесообразно передавать транспортные бизнес-процессы на аутсорсинг:

  • Экономические предпосылки, которые определяются в первую очередь спецификой бизнеса. Такое решение характерно для небольших компаний либо тех, которые осуществляют разовые масштабные поставки в различных направлениях.
  • Технологические особенности транспортировки, если необходимо выполнять сложные, комбинированные перевозки с использованием различных видов транспорта. В этом случае компания, производственная либо торговая, вынуждена обращаться к профессионалам, которые смогут обеспечить координацию всех звеньев транспортировки.

Однако полностью «отдаться» внешнему провайдеру в Украине готовы далеко не все грузоотправители. Поэтому чаще применяется комбинированная схема. К примеру, для компании «Лиаг Техник Сервис Украина» (поставщик вентиляционного оборудования и комплектующих к нему), по словам логиста Инны Дубовой, «оптимальное соотношение использования собственного автотранспорта и услуг внешнего транспортного оператора составляет примерно 50/50, что связано с вопросом поставки профилей. Распределение грузов происходит в зависимости от веса и габаритов. Профили длиной в 1,5-5 м, а также оборудование весом более 1000 кг мы перевозим с помощью специализированных компаний-перевозчиков».

Учитывая потребность в грузоподъемном вместительном транспорте для перевозки профилей, а также в консолидации грузов при небольших заказах, у компании сложились условия, при которых использование услуг профессиональных перевозчиков обоснованно.

Людмила Кудина,
К. Э. Н., заместитель директора 000 «АСКО-Экспедиция»

В мире давно не стоит вопрос, нужен ли аутсорсинг, ключевое значение имеют лишь надежность и профессионализм партнеров, с которыми заключаются договора на выполнение определенных услуг. В стандарте менеджмента качества ISO 9001:2000 (п. 4.1.) сказано: «Если организация решает передать сторонним организациям выполнение какого-либо процесса, влияющего на соответствие продукции требованиям, она должна обеспечить со своей стороны управление таким процессом».

Среди услуг, которые чаще всего отдаются на аутсорсинг, можно назвать информационные технологии, ведение бухгалтерии, организацию питания и уборки офисов, обеспечение безопасности и т.д. И далеко не последнее место в этом списке принадлежит транспортным услугам.

Одним из универсальных критериев принятия решения о том, заниматься перевозками самостоятельно или заключить договор со специализированной компанией, является сравнение затрат на транспортно-экспедиторские услуги с суммой собственных затрат на транспортировку, сопутствующие услуги, страхование грузов, оплату труда соответствующих специалистов и их обучения и т.д.

Нелегко бывает подобрать аутсорсера, например, если обороты и особенности складирования определенной продукции требуют загрузки транспорта ночью; если партия представляет собой несколько небольших коробок товара «не первой» необходимости из non-food группы (книги, одежда, обувь) и т.д. Но сегодня в Украине существует достаточно экспедиторских компаний, специализирующихся и на подобных услугах.

Если говорить о рисках аутсорсинга, то связаны они могут быть только с недобросовестностью или недостаточной компетентностью предполагаемого партнера. Но этот риск можно минимизировать, если:

  • разработать четкие требования к аутсорсерам;
  • сформулировать критерии и показатели оценки их работы (например, четкое и своевременное выполнение заявок, комплексность услуг и т.д.);
  • организовать тендер среди потенциальных аутсрсеров, оценить их и произвести выбор;
  • организовать управление аутсорсингом.

Если управление аутсорсингом в компании-заказчике ведется на высоком профессиональном уровне, то «на нет» сводится также вероятность:

  • утечки информации и появления нового конкурента, использующего накопленные вами опыт и знания;
  • потери контроля над собственными ресурсами;
  • изоляции руководства от управления частью бизнес-процессов и снижения качества принимаемых решений;
  • монополизации рынка определенной услуги одним аутсорсером и связанного с нею роста издержек из-за повышения цены и ухудшения качества.

Поскольку экспедирование как вид деятельности существует в Украине более 10 лет, за это время наверняка «выросло» определенное количество экспедиторских компаний, которым можно доверить услуги по доставке продукции door-to-door на аутсорсинг. Сегодня в Украине 60-70% перевозок автомобильным транспортом выполняется аутсорсерами. Поскольку в мире этот показатель составляет 80-85%, то разница в 15-20% – это тот потенциал, который еще предстоит «освоить» отечественным экспедиторам.

Олег Германович,
директор департамента маркетинга группы компаний «АсстрА»

Причиной обращения к транспортным услугам внешних компаний чаще всего является отсутствие собственного транспорта и специалистов по управлению им. Как правило, клиенты думают, что смогут сэкономить на доставке груза, если не будут привлекать посредников-экспедиторов или логистических операторов. Но попробовав самостоятельно заниматься поиском транспорта, обнаруживают, что дело это не самое простое. Недостаточно заключить договор – нужно еще знать все особенности законодательства и представлять, с кем имеешь дело, получить гарантии. Привлечение именно «качественных» поставщиков услуг, их подбор, знание технических параметров имеющегося у них подвижного состава, возможностей работы в различных направлениях и с разными наименованиями грузов может оказаться важнее, чем экономия в 5% от стоимости перевозки.

Возникает проблема контроля за перемещением грузов по маршруту. Если в пути одна машина или две, можно сделать контрольный звонок, но когда речь идет о пяти и более по разным направлениям, это занимает немало времени.

Нужно сразу разделить также понятие логистического и транспортного аутсорсинга – передача внешней компании при перевозках грузов, таможенном оформлении, складировании, доставке door-to-door. Можно предположить, что в дальнейшем все чаще будут передаваться на аутсорсинг также процессы снабжения, обслуживания складов и распределения.

У нас есть опыт логистического аутсорсинга для австрийской компании, поставляющей на рынок Украины и России продукты питания. В течение 8 месяцев проектная группа сотрудников компании «АсстрА» обслуживала полную цепочку дистрибуции от завода до оптовых покупателей. Сначала выстроили финансово-договорную схему поставки товара, получения всех необходимых сертификатов. Для хранения был организован складской сервис (также, в свою очередь, по аутсорсинговой схеме). Постоянно работал таможенный брокер. Группа менеджеров по транспорту занималась поиском машин и обеспечением доставки грузов до складов покупателей. Со стороны австрийского заказчика в работе над данным проектом участвовали два человека, совмещая развитие проекта с другими обязанностями. Проектная группа компании «АсстрА» на разных этапах включала от 6 до 10 специалистов, которые занимались построением цепочки поставок, складирования компании только процесса перевозки или обслуживание логистической цепочки. Сейчас предприятия пользуются услугами не с дистрибуции. В результате компания-заказчик получила налаженную систему поставок, сэкономив значительную часть своих ресурсов.

Но аутсорсинг несет с собой и определенные риски. Многие компании работают с одним перевозчиком или экспедиторской компанией – особенно если маршрут перевозок постоянен, не требует инноваций, не включает комбинированные схемы, а объемы поставок существенно не меняются. В таком случае перевозчик или экспедитор может «подстроить» под заказчика схемы движения своего транспорта и другие рабочие процессы. Но известно, что построение бизнеса на одном заказчике, как, впрочем, и отсутствие конкуренции среди подрядчиков, может привести к снижению качества услуг из-за потери мотивации к инновациям, к угрозе нестабильности бизнеса, если отношения испортятся. Поэтому в большинстве случаев клиенты стараются разделять объемы перевозок между двумя-тремя обслуживающими компаниями.

Борис МОГОРЫЧЕВ,
директор по логистике компании «Ост-Вест Экспресс»

Чаще всего на аутсорсинг отдают регулярные поставки, когда важно строго контролировать сроки доставки. И делается это, как правило, с одной целью – компания хочет иметь ответственного партнера для обеспечения четких и регулярных поставок грузов.

Руководители крупных предприятий рано или поздно приходят к пониманию, что иметь внутреннюю структуру, которая будет заниматься перевозками и экспедированием, накладно. Да и в случае сбоев в ее работе все затраты и убытки ложатся на баланс компании. Максимум, что можно сделать – это уволить нерадивого сотрудника, который не смог обеспечить своевременную доставку грузов, но при этом потери остаются невосполнимыми.

Отдавая эту часть работы на аутсорсинг надежному партнеру, компания-заказчик может быть уверена, что ей не только обеспечат бесперебойную поставку грузов, но и, в случае необходимости, компенсируют возможные потери. Это подталкивает многие крупные фирмы к поиску таких партнеров.

Мы неоднократно сталкивались с тем, что предприятия, которые сначала покупали у нас один какой-то вид услуг, со временем передавали «Ост-Вест Экспресс» весь комплекс логистических услуг, связанных с обеспечением их жизнедеятельности. Хотя встречаются и такие, которые не желают «складывать все яйца в одну корзину», опасаясь, по-видимому, ценового диктата аутсорсера. Но по нашему убеждению, бояться этого не стоит, поскольку на сегодняшний день на рынке существует достаточное количество равноценных предложений, позволяющих заказчику обезопасить себя в этом отношении.

Нельзя и не стоит пытаться объять необъятное. Заниматься таким специфическим видом услуг, как логистика, должны профессионалы. Все больше серьезных компаний в Украине понимают это и ищут надежных партнеров, которые гарантируют качество и надежность доставки товаров в любом направлении на вполне приемлемых условиях.

Кроме того, как отметила финансовый директор и совладелец компании «In-Тайм» Виктория Грачева, «дополнительным преимуществом использования аутсорсинга в грузоперевозках является то, что перевозчик всегда берет на себя, помимо прямых обязательств, еще и риски доставки груза в срок и невредимым. Мы полностью отвечаем за доверенные нам материальные ценности».

Использование аутсорсинга, таким образом, избавляет от целого ряда проблем, связанных с реализацией транспортных бизнес-процессов, что позволяет компании сосредоточиться на своей профильной деятельности. Благодаря делегированию не ключевых компетенций компании-аутсорсеру появляется возможность завоевывать прочные конкурентные позиции на рынке за счет задействования внутренних резервов повышения рентабельности.

Обнадеживающая тенденция

До аутсорсинга компания должна еще «дорасти». Решение о том, отдавать или не отдавать определенные функции сторонним организациям, во многом зависит от уровня менеджмента предприятия. В Украине распространено мнение, что своего автопарка не имеют лишь те компании, объемы перевозок которых незначительны, нерегулярны либо сезонны. Однако, согласно мировой практике, крупные производственно-торговые предприятия часто не содержат своего транспортного парка (хотя вполне могли бы приобрести технику) именно потому, что понимают его неэффективность. Следует отметить, что уровень системы менеджмента, при достижении которого компания прибегает к аутсорсингу, и период, за который она приходит к использованию этой схемы, обратно пропорциональны. Иными словами, чем выше уровень развития компании, тем быстрее она начинает отдавать второстепенные функции сторонним организациям. Хотя многое зависит и от уровня развития рынка в целом, количества и качества предлагаемых услуг.

К примеру, представительство Coca-Cola в Украине, начиная свою деятельность в 1998 г., столкнулось с тем, что на рынке внутренних перевозок было сложно найти надежного партнера. Тогда компания приняла решение о формировании своего транспортного парка. Но уже через пару лет от этой идеи отказались, и транспортные услуги были переданы специализированному предприятию.

Нередки и случаи, когда транспортный парк выделяется в отдельную организационную структуру, в немалой степени ориентированную на внешних заказчиков. В результате появляется новая транспортно-экспедиторская компания, а материнское предприятие вынуждено покупать те же услуги у сторонних провайдеров.

Но в целом процесс обращения производственно-торговых организаций к аутсорсингу транспортных услуг представляется перманентным и стабильным.